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LAS CLAVES PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL GASTO EN UN ALMACÉN

claves - LAS CLAVES PARA LA OPTIMIZACIÓN DEL GASTO EN UN ALMACÉNFrancisco Portalés analiza los principales puntos para conseguir el máximo ahorro.

Ante la situación actual, una de las principales acciones a acometer en un almacén de materiales de construcción es la reducción de gasto, con el objetivo de adecuar la estructura de costes a la bajada de actividad existente.

Le aconsejo que no cometa el error, generalmente muy común, de reducir el gasto por departamento o área de la organización en un porcentaje determinado o una cantidad global estipulada, sin antes realizar un análisis y una reflexión sobre el mismo. La reducción de los costes a realizar en ninguna medida debe afectar a aquellos gastos que estén estrechamente relacionados con el incremento de las ventas, o el incremento de la productividad.

Por lo tanto, en este contexto lo que debemos realizar es un Plan de Optimización del Gasto, de forma que, antes de reducir o eliminar un gasto, nos respondamos a la cuestión siguiente; ¿en qué medida recortar ese coste va a perjudicar en el futuro las ventas de la empresa? Para realizar este plan, debemos hacer un análisis de cada uno de nuestros costes haciéndonos las siguientes preguntas:

  • ¿Se trata de un gasto necesario? 
    Debemos cuestionarnos cada línea de gasto de nuestra empresa y justificar que este sea necesario. Obtenga información de sus directivos o jefes de departamento sobre la necesidad de mantener cada gasto de su área.
  • ¿El gasto tiene carácter estratégico?
    Un gasto de carácter estratégico para un almacén de materiales de construcción es aquel que es una herramienta para lograr nuevos clientes o fidelizarlos, porque logra que demos un servicio que nos diferencia de la competencia.
  • ¿Tiene la cualidad de reemplazable? Es decir, ¿podemos sustituir este gasto por otro de menor cuantía?
  • ¿Es posponible en el tiempo? ¿Podemos aplazarlo o reducir su frecuencia?

Debemos analizar las consecuencias a corto plazo de la reducción del mismo y que efectos tendrá en la calidad de los productos o servicios que suministremos.

De esta forma, si el gasto analizado o estudiado cumple alguno de estos requisitos (es necesario, estratégico, no es reemplazable y/o no es posponible) déjelo vigente, en caso contrario hay que proceder lo antes posible a reducirlo o eliminarlo.

Para lograrlo es importante promover una concentración de proveedores, porque ello nos permitirá mejorar la gestión y la negociación con los mismos, obteniendo mejores condiciones generales y de coste. Este proceso de concentración debe equilibrarse con el análisis del riesgo que siempre supone tener un único proveedor. En Ibricks recomendamos no tener menos de 2 proveedores ni más de 3.

Otro factor es establecer lazos de cooperación estratégica con los proveedores y acreedores. Para ello debe distinguir los proveedores estratégicos de aquellos que no lo son. Con los segundos puede llevar negociaciones basadas estrictamente en el precio y presionar hasta conseguir lo que se ha marcado como objetivo, pero con los primeros, los estratégicos, los que le ayudan a tener el producto que su cliente quiere, la negociación debe estar basada en otros términos: son proveedores que deben considerarse “socios” de su negocio, y las alianzas que establezca con ellos deben basarse en la dinámica “ganar-ganar”, en el marco de acuerdos a largo plazo.

Por último es importante a nivel financiero, y para sacar la máxima rentabilidad a su gestión de compras, obtener las mejores condiciones de pago en cuanto a plazo y medios de pago.

En todo este proceso es donde una buena central de compras aporta un tremendo valor al almacén, ya que es necesaria una gestión muy profesionalizada de las compras, en la que hay implícita un coste de oportunidad; es decir, usted puede cerrar una negociación pero ¿cree que ha obtenido los mejores precios en compras? ¿Sabe si son mejores que los de la competencia? Las opciones para gestionar las compras y aprovechar sus innumerables ventajas son varias, analícelas y tome una decisión, pero sobre todo actúe!

Francisco Portalés
Director de Grupo Ibricks

 

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